注释：
1.项目申请：e服务申请《学生因公出国（境）申请表》并打印、《中国石油大学（北京）研究生国际学术交流基金申请表》（见附件二）并填写。
各学院研究生国际交流基金资助会议名录请查看附件八。
2.项目审批——学院：请到本学院（研究院）院办国际化秘书老师处审批，并逐级签字盖章。各学院（研究院）院办国际化秘书老师名单及联系方式见附件三。
3.项目网上申请登记：学工处主页——学生登录——出国交流申请。具体出国交流及回国报销流程见附件四。
4.项目审批——研工部：出国前携带填写好的《学生因公出国（境）申请表》、《中国石油大学（北京）研究生国际学术交流基金申请表》到学生活动中心303张老师审批盖章。
5.项目结题分为以下三种情况：
①不结题，指未上交《中国石油大学（北京）研究生国际学术交流总结表》（见附件五）（以下称《总结表》），不予资助；
②结题情况一般，指上交《总结表》但不参加国际视野讲述分享及交流视频录制，资助原审批金额的50%；
③结题情况优秀，指上交《总结表》并参加国际视野讲述分享及交流视频录制，按照审批金额资助。
6.关于《总结表》及国际视野讲述活动的说明
①《总结表》：学工处主页——下载中心——《总结表》
·主要写明此次国际会议或短期访学等的背景、目的、主要内容，以及本人参与活动的具体情况及收获，存在的问题和建议、包括本人单人正面照的3张以上学术活动照片等。
·电子版以“学院+姓名+国家+会议名称”格式命名文件夹，内含《总结表》word版一份、出国相关照片（3张以上），发送至sdyjsgzb@163.com。
②国际视野讲述：分享出国经历及经验
·回国后自行组织国际视野讲述活动，可选择在学生活动中心一层国际视野中心或在课题组、班级中分享，每人约5—10分钟PPT讲解。交流会结束后，需提交国际视野讲述总结（包含时间、地点、分享人、观众人数、分享主要内容及感想等）、PPT及照片（3张以上），发送至sdyjsgzb@163.com，讲述PPT封面、总结模板及要求见附件六。【学生应参与受到研工部所承办邀请的活动，时间冲突者请提前与研工部联系协调时间】
③交流视频录制：分享见闻感受
·录制时长为5分钟左右的分享视频，画面比例16:9（视频不是单纯的汇报）并附500字左右的视频内容简介以及当地人文照片（3张以上），视频讲述形式不限（鼓励多元化创新形式），视频主要内容为出国交流的见闻感受（包括但不限于学术会议相关领域概况，可以更多的举例介绍国外环境介绍、中西方生活文化差异对比、参会经验分享、心得体会等），发送至sdyjsgzb@163.com。【视频用于网络宣传，注意不要涵盖联系方式、邮箱等个人信息，或涉密、涉敏感内容，以免泄露。具体模板示范见链接：https://mp.weixin.qq.com/s/XcKKxYRyT4LCSzrkR6a0YQ】
7.项目结题相关工作需在回国后一个月内完成，逾期未提交材料不予以报销。回国后如遇节假日需要提前通过学院联系研究生工作部张老师（电话89739893或邮箱sdyjsgzb@163.com）进行备案，如未备案导致逾期的情况则不予报销。
8.关于报销的几点说明
①关于研究生国际学术交流基金申请相关办法请查看附件七《研究生国际学术交流实施意见及基金管理办法》
②2024年国际学术交流基金卡号为：01JB20240006（完成1-7后，电话至89739893申请财务系统临时授权），交流基金的财务预算项目包含签证费、会议费、交通费、住宿费、出差补助、会议相关的材料印刷费、评审劳务费。
③对于已经确定金额的费用，比如机票费等在不超过学院审批资助额度的情况下可直接从基金卡通过转账汇款。对于不能办理汇款及其他不确定的费用，导师或学生根据财务制度，自行垫付出国相关费用。
④结题后一个月内完成报销，通过财务报账系统填写国际差旅报销单，财务报销具体细节、流程请咨询财务处。
研究生工作部
2024年4月18日
