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研究生国际交流及项目基金申请流程

来源/作者: 浏览次数:(13816) 发布时间:2019/03/19


注释:

1.项目申请:学工处主页——下载中心——下载《学生因公出国(境)申请表》(见附件一)、《中国石油大学(北京)研究生国际学术交流基金申请表》(见附件二)并填写。

                    各学院研究生国际交流基金资助会议名录请查看附件八。

2.项目审批——学院:请到本学院(研究院)院办国际化秘书老师处审批,并逐级签字盖章。各学院(研究院)院办国际化秘书老师名单及联系方式附件三

3.项目网上申请登记:学工处主页——学生登录——出国交流申请。具体出国交流及回国报销流程附件四

4.项目审批——研工部:携带填写好的《学生因公出国(境)申请表》、《中国石油大学(北京)研究生国际学术交流基金申请表》到学生活动中心303审批盖章。

5.项目结题分为以下三种情况:

①不结题,指未上交《中国石油大学(北京)研究生国际学术交流总结表》(见附件五)(以下称《总结表》),不予资助

②结题情况一般,指上交《总结表》但不参加国际视野讲述分享,资助原审批金额的90%

③结题情况优秀,指上交《总结表》并参加国际视野讲述分享,按照审批金额资助

6.关于《总结表》及国际视野讲述活动的说明

①《总结表》:学工处主页——下载中心——《总结表》

·主要写明此次国际会议或短期访学等的背景、目的、主要内容,以及本人参与活动的具体情况及收获,存在的问题和建议、包括本人单人正面照的3张以上学术活动照片等。

·电子版以学院+姓名+国家+会议名称格式命名文件夹,内含《总结表》word版一份、出国相关照片(3张以上),发送至sdyjsgzb@163.com

②国际视野讲述:分享出国经历及经验

·可参与研工部统一组织的国际视野讲述活动,地点在学生活动中心一层国际视野中心,活动时间由研工部制定,适于时间较为自由的同学,每人约5—10分钟PPT讲解。

·时间不自由的同学可自行在课题组或班级中组织出国交流经验分享交流会,需提前至少2天向研工部报备(电话报备即可,89739893任亭霖),提供时间、地点、内容等;报备后在“石大学工”公众号菜单“活动平台”小程序上发布活动报名(说明及操作步骤见附件六

交流会结束后,需提交交流会总结(包含时间、地点、分享人、观众人数、分享主要内容及感想等)及照片(3张以上),发送至sdyjsgzb@163.com,讲述PPT封面总结模板及要求见附件六

7.项目结题相关工作需在回国后一个月内完成

8.关于报销的几点说明

关于研究生国际学术交流基金申请相关办法请查看附件七研究生国际学术交流实施意见及基金管理办法

2020年国际学术交流基金卡号为:01JB2021008(完成1-7后,电话至89739893申请财务系统临时授权),交流基金的财务预算项目包含签证费、会议费、交通费、住宿费、出差补助、会议相关的材料印刷费、评审劳务费。

对于已经确定金额的费用,比如机票费等在不超过学院审批资助额度的情况下可直接从基金卡通过转账汇款。对于不能办理汇款及其他不确定的费用,导师或学生根据财务制度,自行垫付出国相关费用。

回国一个月内完成报销,将所有需要报销的发票粘贴在原始单据粘贴单上,每张发票背面需注明发票用途,例如“2019年赴美国参加SPE国际年会会议费”。每张发票需有出国学生和导师同时签字。

通过财务报账系统填写国际差旅报销单,报销单上的金额去向需填写出国学生的导师或本人的银行卡卡号。若经手人非出国学生本人,则经手人签字处需经手人及出国学生本人同时签字,在经手人下方一栏空白栏处需院国际化交流秘书签字。 





研究生工作部

2019年3月19日